¿Necesita tu empresa un software LMS?

La gestión del aprendizaje es una práctica que ha ido evolucionando y adquiriendo reconocimiento como un recurso para disminuir las brechas y las competencias requeridas para que alcancen un mayor potencial y desempeño en su carrera profesional.

Ha llegado el momento de desarrollar un plan de aprendizaje a través de la formación virtual y desarrollo para tu equipo. Una de las claves consiste en automatizar el proceso, por medio de una plataforma de teleformación especializada, que ayude a reducir la curva de aprendizaje. 

Ya sea la adquisición de tu primer software de eLearning, o si estás reemplazando uno antiguo, has de conocer tus necesidades. ¿Qué es lo que quieres lograr con un Sistema de Gestión del Aprendizaje (LMS)? ¿Tienes la capacidad de desarrollar contenido eLearning? Responder estas preguntas te ayudará a encontrar el proveedor de LMS adecuado y crear una excelente experiencia de aprendizaje para tus empleados.

Te recomendamos que realices una lista con tus must, y en este post te ayudaremos a detectarlos. No te conformes con un LMS que cumpla a medias, será el condicionante del éxito de tus formaciones. La implementación de un sistema de gestión del aprendizaje significa que puedes tener lo mejor: ahorrar tiempo y dinero, a la par que ofreces la capacitación online que tu equipo necesita, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Recordemos que una plataforma LMS es un sistema de gestión del aprendizaje: un software que administra, distribuye y controla las acciones que tienen lugar en la formación online, por lo que los aspectos a tener en cuenta pasan por la experiencia de los estudiantes, del profesor, o de administración entre otros. Son la solución ideal para las empresas que quieren ofrecer programas de formación integrales.

Evaluando las soluciones de un software LMS en tu empresa

LMS es el acrónimo de Learning Management System, lo que en español se traduce como Sistema de Gestión de Aprendizaje. Los LMS son altamente recomendados para la formación dentro de la empresa. Los LMS funcionan para crear cursos en línea, y gracias a ellos la experiencia formativa ha cambiado en los últimos años.

Si quieres averiguar si necesita tu empresa un LMS, dejamos a continuación 5 tips con los que evaluar realmente si ésta es la mejor inversión:

La formación supone costes muy elevados

Si bien es cierto que la formación ha de considerarse como una inversión, también hemos de tratar conseguir la mejor rentabilidad.

En el caso de los cursos presenciales, el formador ha de multiplicar su esfuerzo por tantas veces he de repetir sus clases. Con un LMS podrá gestionar la formación de toda la plantilla en una sola vez: los contenidos se reutilizarán, las clases impartidas por remoto romperán las barreras geográficas. De este modo, los contenidos genéricos apenas llevarán recursos, pudiendo centrarse en necesidades especiales, mejorar el temario o actualizar contenidos.

Los trabajadores están en ubicaciones distintas

En empresas donde los departamentos se encuentran en diferentes puntos, o en aquellas con sucursales repartidas en el territorio, la organización de las formaciones se complica.

Un LMS facilita el acceso a todos los miembros de la plantilla sea cual sea su ubicación, horario o zona horaria. De igual forma, el equipo formador tendrá toda la información relativa al progreso de cada trabajador reunida, mejorando el seguimiento y apoyo.

El acceso a la información es complicado

Si seguimos el ejemplo de las formaciones presenciales en la empresa, el formador trae consigo documentos de apoyo al temario, habitualmente en formato físico, o enviado por correo electrónico a los trabajadores.

Transcurrido el tiempo, esa información puede extraviarse, su acceso es complejo. Contando con un LMS, todos los contenidos impartidos así como otros adicionales tendrán su lugar y su orden lógico para facilitar la búsqueda en cualquier momento.

Los trabajadores no reciben la misma formación

En ocasiones, durante las imparticiones presenciales, los contenidos pueden variar debido al enfoque que el formador le de en ese momento.

Con una plataforma de formación online, toda la plantilla recibirá exactamente los mismos contenidos, independientemente de su ubicación, evitando las posibles discrepancias de la formación presencial.

Los resultados no son los esperados

Si tras las formaciones en modalidad presencial, los trabajadores no adquieren los conocimientos empleados, las metodologías de enseñanza han de cambiar para facilitar el aprendizaje.

Con los cursos online, la variedad de técnicas y herramientas para la creación y forma de presentar los contenido son amplias, interactivas y entretenidas. Incorporar la gamificación en el temario es una forma sencilla de mantener la atención y afianzar los conocimientos.

Plataforma LMS para empresa: te contamos las ventajas

La formación dentro de la empresa es imprescindible para alcanzar los objetivos y definir el camino al éxito: cursos de ofimática, de prevención de riesgos laborales, de idiomas, de atención al cliente.. ¿te suenan? La empresa ha de detectar las debilidades y convertirlas en puntos fuertes mediante la formación de sus empleados y colaboradores.

Gracias a una plataforma LMS para empresa, los grandes presupuestos destinados a la formación se pueden invertir en otros recursos.

Pero cierto es, que estas formaciones pueden resultar costosas y complicadas de organizar si pensamos en la enseñanza presencial: supongamos que tras la contratación de cada empleado, este ha de superar dos cursos. O que una vez al año, se realiza un intensivo de dos semanas de inglés. Supongamos ahora que la empresa tiene trabajadores en diferentes ubicaciones, la formación se complica.

Es por ello que dentro de la instituciones educativas la tendencia apuntan hacia la implementación de una plataforma de aprendizaje LMS para empresa aplicadas a la estrategia de Recursos Humanos.

Ahorro de tiempo y costes

El uso de los recursos online y de las aulas virtuales reduce el tiempo y los costes de desplazamiento de trabajadores y formadores frente a los métodos tradicionales.

Los formadores podrán diseñar y publicar su contenido en una única plataforma, en la cual matricularán a tantos trabajadores sea oportuno. Podrán crear test de control para evaluar el progreso de los empleados y crear sesiones de tutoría dentro de la propia plataforma.

Los trabajadores, por su parte, podrán acceder en todo momento a estos recursos, podrán completar la formación online a su ritmo y ponerse en contacto con el formador para resolver dudas. Podrán ir adquiriendo conocimientos poco a poco.

Gracias a una plataforma LMS para empresa, los grandes presupuestos destinados a la formación se pueden invertir en otros recursos.

Centralización del aprendizaje

Todos los recursos: texto, actividades, vídeos, foros de discusión, tutorías o masterclasses, entre otros, estarán en el mismo canal. Todas las comunicaciones con el formador, o con otros empleados que cursen la misma formación tienen lugar dentro de la propia plataforma, facilitando así el acceso al contenido y generando un proceso de aprendizaje más dinámico y cómodo.

Todos los usuarios podrán acceder al material en cualquier momento, adaptándose a su ritmo de aprendizaje, horarios y necesidades.

Seguimiento y evaluaciones

Gracias a las plataformas de educación online los formadores pueden obtener informes detallados para ver el porcentaje de avance de cada empleado, analizar los puntos débiles de cada uno o detectar qué temas son más complicados de superar y necesitan una modificación.

Los LMS cuentan con evaluaciones automáticas, lo que agiliza en gran medida el tiempo empleado por los formadores en evaluar, pudiendo así centrarse en otros grupos o en otros cursos.

Gestión y actualización de los contenidos

Todos los recursos se almacenan en la nube, lo que quiere decir que son accesibles desde cualquier dispositivo, tanto para formadores como para alumnos.

Al mismo tiempo, esta cualidad facilita a los formadores la gestión de varios cursos con un solo click. Supongamos que en varios cursos online de diversa temática hay un bloque que se repite, supongamos que de materia legal. Este tipo de contenido es susceptible a cambios frecuentes, por lo que es un gran trabajo para el formador identificar y modificar todos los cursos en los que ese bloque está presente. Al almacenarse en la nube, el formador solo tendrá que modificar un bloque, actualizándose automáticamente en todos los cursos en los que esté presente. Pura eficacia.

Es decir, el bloque sólo será cargado una vez, replicándose en tantos cursos sea oportuno. ¿Cuánto tiempo puede ahorrarte esto?

Emisión automática de certificados

Una de las tareas administrativas que más tiempo y recursos consumen una vez finalizada la formación es la labor de diseñar, personalizar y enviar personalmente cada uno de los certificados obtenidos.

Por supuesto, a esta tarea se sumaba la labor de verificar que realmente cada uno de los usuarios han superado el porcentaje estimado.

A través de una plataforma LMS estos procesos son cosa del pasado. El sistema recoge automáticamente el progreso, introduce los datos de cada usuario en la plantilla previamente creada y posteriormente, guarda registro de la descarga de cada usuario, evitando mandar por correo certificado los diplomas o certificados.

¿Qué debes investigar antes de escoger tu nueva plataforma LMS?

1. ¿Me proporciona una plantilla de diseño eficaz?

Contar con unos estándares de diseño y estructura sencillos ayudan tanto en las labores de los creadores de contenido como en la de los formadores y alumnos. Valora que tu nueva plataforma de eLearning tenga una interfaz amigable.

2. ¿Online, presencial o híbrida?

Una característica imprescindible a considerar acerca de un LMS, es la modalidad en la que se requieren las capacitaciones. Es decir si se impartirán virtual o presencialmente, incluso de forma híbrida. 

Es recomendable realizar un listado con las características y funcionalidades que debe cumplir un LMS para cubrir las necesidades de la plataforma de aprendizaje. Por ello es muy útil contar con una guía de preguntas clave antes de evaluar un LMS. Esto ayudará a identificar las necesidades y conocer cuáles aspectos son claves para tu empresa.

3. ¿Tiene acceso multiplataforma?

Ten en cuenta los dispositivos desde los cuales los diferentes usuarios pueden acceder: ordenador de mesa, portátiles, tablets e incluso dispositivos móviles. Todo dispositivo es válido, así que dales a tus usuarios la oportunidad de que tu LMS lo sea también.

4. ¿Cuántos usuarios soporta?

Consideramos usuario a todo individuo con acceso a la plataforma: director, profesor, tutor, alumnos, un experto invitado o un ponente que únicamente concederá una sesión por videoconferencia.. cualquiera con credenciales de acceso.

Por un segundo piensa en el volumen de usuarios conectados simultáneamente, ¿cuántos le pides a tu nuevo software?

5. ¿Cómo se almacena mi contenido?

Sabemos que crear contenido es una tarea que requiere una gran cantidad de tiempo, por lo que consideramos importante que a tu nueva plataforma LMS le pidas una gestión apropiada del mismo, ¿quieres tener disponibles tus actividades ya cargadas para otros cursos? ¿No te facilitaría mucho las tareas?

6. ¿Permite importar contenido?

Si buscas un LMS que sustituya a tu actual sistema de gestión del aprendizaje ya tendrás grandes cantidades de cursos, actividades y evaluaciones creados, un punto fuerte de tu nueva plataforma de eLearning es que te permita importar ese material sin esfuerzo.

7. ¿Cómo configura el sistema de roles?

No todo es blanco o negro, y en el caso de los roles dentro de la enseñanza online hay un amplio matiz en la gestión de roles que nutren la experiencia de aprendizaje. Pregúntale a tu nuevo LMS cuál es su gestión, y pregúntate cuántos tipos diferentes de usuarios accederán a tu plataforma; hay mucho más que únicamente profesor y alumno.

8. ¿Tiene todas las herramientas necesarias para la comunicación?

Evalúa antes de nada la importancia de tener todos los sistemas de comunicación centralizados, piensa en la comodidad de tener accesible, a la par que los recursos del aprendizaje virtual, un foro. O en la facilidad de realizar una notificación a todos los alumnos de un curso sin cerrar la pestaña. O en la capacidad de gestionar una tutoría por videoconferencia desde el mismo site, simplemente agendado hora y usuarios invitados.

9. ¿Cómo gestiona el progreso de los alumnos?

Puede sonar básico, pero el progreso de los usuarios dentro de una formación no se almacena igual en todos los LMS. Cada paso dado por el alumno, ¿se guarda a modo de porcentaje? ¿almacena las notas obtenidas? ¿genera un informe detallado? Tú determinas tus necesidades.

10. ¿Puede emitir certificados/diplomas?

La finalización de muchas formaciones lleva asociada la entrega de un certificado o un diploma de aprovechamiento, pero está en tu mano conseguir una plataforma LMS que genere automáticamente estos documentos para la descarga por parte del alumno, lo que te ahorraría largas tareas de administración.

11. ¿Es escalable?

Un punto a tener en cuenta es si la plataforma nos va a acompañar a la par que crecemos, o si por el contrario, va a ser un caparazón que tendremos que cambiar. Visualiza tus objetivos a medio y largo plazo y contempla si tu nuevo software educativo crecerá contigo.

12. ¿El proveedor tiene experiencia?

Al momento de evaluar a los proveedores al detalle no olvides investigar su experiencia y el conocimiento que tengan tanto de la solución eLearning, como de gestión de talento humano y gestión del aprendizaje. Esto, te dará una mayor confianza al saber que tu estrategia va de la mano con la tecnología, y te permitirá hacerte una idea del soporte técnico ofrecido.

13. ¿Puedo solicitar una demo?

No dudes en pedir a tus proveedores candidatos que te permitan conocer cómo funciona en vivo la plataforma. Así, podrás determinar si las funcionalidades y las características van acorde a lo que necesitas. De igual forma es importante prestar atención a la interface, usabilidad y accesibilidad del sistema para saber si se adapta a tus necesidades.

En definitiva, y por loco que parezca, aún hay equipos de recursos humanos y formación que son reticentes a incorporar LMS a sus planes formativos. Hoy en día, optar por una solución LMS, no genera un gran coste para la empresa, y además, tampoco necesitan de personal técnico o de IT para poder utilizarlos. Por el contrario, tener un gran catálogo de cursos independientemente de la modalidad de formación elegida, fomenta la adquisición de conocimientos.

LMS: ¿Open Source o Propietario?

Si ya estás creando cursos eLearning, o planeas comenzar a crearlos, vas a necesitar un LMS. Se trata de un Sistema de Gestión del Aprendizaje, también conocido como plataforma eLearning.

A la hora de elegir una plataforma educativa para albergar nuestra formación online nos hemos enfrentado alguna vez a esta pregunta: ¿Optamos por una plataforma de formación Open Source o por una solución propietaria?

¿Qué tipos de LMS hay?

Las plataformas de eLearning se pueden clasificar en dos bloques según su origen: las de código abierto u Open Source, y los de Software Propietario o SaaS (Software as a Service).

Este tipo de software, presenta ventajas, siendo la más notable con respecto a su contraparte la distribución y licencia gratis. Al ser una herramienta libre, se permite la modificación del código a cualquier usuario del mundo que participe en su desarrollo y existe una gran comunidad de desarrolladores. Los beneficios de los paquetes de software de código abierto incluyen:

• Distribución y licencia gratuita independientemente del número de usuarios.
• Posibilidad de participar en su desarrollo para los usuarios de todo el mundo .
• Habilidad de ejecución en múltiples plataformas.
• Mejor y más fácil comunicación con otros lenguajes de programación, plataformas y bases de datos de código abierto.

En contraposición, hay que valorar los inconvenientes: las plataformas Open Source no disponen de soporte, por lo que los errores de programación o generados con el uso no siempre son resueltos. Requieren de grandes conocimientos de programación y, entre otros, el sistema Open Source no siempre ofrece la misma calidad, por lo que puede generar errores en las páginas o en la carga de contenido.

En algunos casos, los costos totales de ejecución de un LMS de código abierto pueden superar el costo inicial de la licencia de un software propietario de LMS.

LMS Propietario

En este caso, el fabricante del software es propietario del código, por lo que es el único capacitado para realizar modificaciones con las que dotar a sus usuarios de mejores plataformas.

Si bien es cierto que como inconvenientes, el pago de una licencia es inevitable, así como la propiedad del software nunca será propia, a largo plazo, los beneficios que conlleva el código propietario son mayores:

• Soporte activo: ofrecen un servicio completo, que incluye alojamiento, mantenimiento, seguridad y actualizaciones y mejoras.
• Escalabilidad: la cantidad de usuarios activos puede crecer sin tener impacto en el rendimiento ni generar un gasto de servidor.
• Disponibilidad inmediata: el tiempo para poder utilizar desde su contratación es sólo de algunos segundos hasta pocos días.
• Soluciones rápidas: puede solucionar los fallos en cuestión de minutos o pocas horas.
• Mayor protección de los datos que almacena el LMS.
• Interfaces más sencillas e intuitivas para el usuario, lo que reduce los plazos en formación y adaptación a un nuevo sistema.

En resumidas cuentas..

.. la plataforma eLearning Open Source no es siempre la opción más económica, independientemente de si quieres contar con plataforma educativas con cursos online o plataformas comerciales.

Existe la falsa creencia de pensar que el código abierto es sinónimo de un servicio gratuito, pero mirando más allá del momento inicial, la rentabilidad en términos económicos y de recursos resulta más alta en el caso del modelo SaaS (Software as a Service) gracias a las actualizaciones, mejoras, soporte técnico y seguridad que aporta.

Si tras repasar estos puntos te identificas con los problemas planteados, la incorporación de un Sistema de Gestión del Aprendizaje será una acción recomendable. Explora Wrupal Education, el LMS creado por expertos en educación y teleformación.

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